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ADMINISTRATIONS ET COLLECTIVITÉS 2.0

Ou comment les technologies numériques peuvent simplifier et améliorer le travail des administrations et leur rapport aux usagers

Formalités administratives, suivi des actions engagées, dialogue avec les élus, gestion des dossiers des usagers, économies de fonctionnement : les outils numériques facilitent les tâches quotidiennes des administrations et collectivités, enrichissent la relation avec les administrés et donnent un nouvel élan à la démocratie locale.

Les technologies numériques ont largement révolutionné le monde de l’entreprise. Aujourd’hui, le même phénomène est à l’oeuvre avec les collectivités locales. Si les plus grandes villes ont déjà pris le virage de l’internet et continuent de se structurer en conséquence, les communes de moindre importance sont un peu plus lentes à amorcer cette transition digitale. La grande majorité d’entre-elles disposent d’un site web, mais beaucoup n’exploitent qu’une petite partie des facilités offertes par les technologies numériques. Celles-ci sont pourtant nombreuses et leurs administrés, de plus en plus « connectés », sont demandeurs.

E-ADMINISTRATION

Le domaine dans lequel l’apport des outils numériques est le plus perceptible, du point de vue des usagers, est bien-sûr celui des démarches administratives. Grâce à la dématérialisation des formulaires, des procédures et des outils de paiement, les usagers ayant accès aux services d’e-administration peuvent effectuer leurs démarches 7 jours sur 7 et 24h sur 24, sans se déplacer. Demande de documents administratifs, actes d’état civil, inscription aux structures communales… Les formalités sont considérablement facilitées. Par la même occasion, cela génère des économies pour la collectivité (papier, frais postaux, gestion et traitement des demandes).

Les technologies numériques constituent également un précieux outil, en matière concertation et de la démocratie locale. Peu utilisées, ces technologies peuvent intéresser toutes les collectivités, quelle que soit leur taille. Grâce à elles, les élus peuvent échanger en direct avec les administrés, leur présenter leurs projets et action en détails, mais aussi solliciter et recueillir leurs avis. Les moyens sont nombreux : enquêtes d’opinions en ligne, forums participatifs, appels à projets… À Agen, la municipalité a ouvert sur son site web une rubrique qui présente de manière détaillée les 93 engagements du mandat en cours et suit leur état d’avancement. Chaque citoyen est invité à y exprimer son avis, qui est diffusé au public. Tout le monde a ainsi voix au chapitre. Dans d’autres communes, les séances du conseil municipal sont retransmises sur la toile. Ce qui rend les débats accessibles à tous.

Les outils numériques constituent également un excellent vecteur d’information. Grâce à internet, une mairie peut « pousser » sur son site les informations utiles au public et les actualiser en temps réel. A Issy-les-Moulineaux, ville pionnière en matière d’e-administration, la mairie a mis en place une « base de connaissances » en ligne, qui centralise toutes les données utiles aux administrés. Alimentée et mise à jour directement par les services municipaux, notamment à partir des questions exprimées par les usagers, cette mine d’informations permet aux personnels d’accueil d’apporter une réponse pertinente et ciblée aux requêtes de chacun.
Autre initiative novatrice, expérimentée à Saint-Germain-en-Laye cette fois. Pour sensibiliser les habitants au tri sélectif, la Ville a lancé un « serious game » ludique et original sur ce thème. En quelques mois, près de 4 000 personnes y ont joué et appris les bons gestes en matière de recyclage. Un résultat sans doute bien supérieur à une distribution de prospectus dans les boîtes aux lettres.

DES SOLUTIONS DURABLES POUR LES ADMINISTRATIONS ET COLLECTIVITÉS

Du point de vue des collectivités, c’est dans la gestion des flux d’informations et de données que les outils numériques font toute la différence. Ces volumes de données sont en constante augmentation et leur bonne maîtrise est un facteur essentiel de l’efficacité d’un service public. De plus, la mise en place par l’Etat du Protocole d’Echange Standard version 2 (PESV2) oblige à la dématérialisation des titres de recette, des mandats de dépense et des bordereaux et, plus généralement, la dématérialisation de toute la chaîne comptable, par l’envoi de la totalité des pièces de manière dématérialisée. L’enjeu pour les administrations et collectivités est d’importance. Tout en conservant intact le souci de répondre aux problématiques actuelles de développement durable, il s’agit pour elles de se moderniser, de fluidifier et sécuriser les échanges d’informations comptables, de mieux gérer l’acquisition, le classement, la recherche et l’utilisation des flux documentaires, de réduire les coûts et d’optimiser les process internes pour, au final, délivrer un meilleur service au public.

INNOVA PRINT SERVICES propose aux administrations et collectivités une solution globale permettant de prendre en compte l’ensemble de ces problématiques. Bénéfices à terme ? Ils sont plus que significatifs : simplification du travail des agents, réduction des erreurs, amélioration des délais de réponses aux demandes du public, économies de fonctionnement.

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