RETROUVEZ VOS DOCUMENTS !

Installez un moteur de recherche interne dans votre entreprise

Incroyable mais vrai : en moyenne, un collaborateur passe 10h de travail par semaine pour rechercher des documents sur le réseau informatique de son entreprise, dont la moitié en pure perte* ! A l’ère du numérique où un moteur de recherche comme Google permet de retrouver, trier et présenter quasi instantanément des résultats pertinents parmi des dizaines de milliards de pages web, on reste perplexe…

Pourtant le constat n’est pas si surprenant que cela… Les tiroirs, classeurs et armoires d’hier sont devenus des disques durs, des serveurs ou des espaces cloud. Mais la croissance exponentielle des données à traiter et à ranger (des volumes multipliés par 50 en 10 ans !), l’arrivée des objets connectés (smartphones, tablettes), la multiplication des supports et leur mauvaise gestion/utilisation, ont amené paradoxalement à des résultats totalement contre-productifs, voire catastrophiques.

L’approche conventionnelle ? Ranger pour mieux retrouver…

A première vue, c’est une approche de bon sens : plus je range mes documents informatiques selon une méthodologie stricte, plus j’ai de chance de les retrouver facilement. Pourtant, le rangement « classique » comporte de très nombreux pièges. Exemples :

  • si des protocoles de classement existent dans l’entreprise, ils ne sont pas forcément compris ou appliqués correctement par toutes les personnes intervenantes.
  • les documents peuvent être rangés sur des postes informatiques différents, à accès limité. Un collaborateur en congés, un poste qui crashe… et c’est une perte de temps infinie.
  • les documents peuvent se retrouver isolés sur différents objets connectés (smartphones, tablettes, etc.), sans réelle coordination entre eux.
  • ils peuvent relever de plusieurs types de logiciels (comptabilité, messagerie, navigateur web, etc.) possédant chacun leur propre système de classement plus ou moins fiable.
  • la classification manuelle prend énormément de temps et entraîne toujours de nombreuses erreurs : oublis, suppressions accidentelles, doublons, etc.
  • Pire : les cinq points ci-dessus peuvent se cumuler entre eux !

En réalité, l’approche classique « ranger pour mieux retrouver » conduit invariablement, à moyen ou long terme, aux constats évoqués plus haut. Une incroyable perte de temps, de productivité, d’efficacité et d’argent.

La solution ? Un logiciel qui fonctionne comme un moteur de recherche !

Sur le même principe qu’un moteur de recherche comme Google, INNOVA PRINT SERVICES propose une solution logicielle autonome, clés en main, interne à votre entreprise, qui permet de retrouver instantanément un document grâce à une simple recherche par mots-clés.

Un moteur de recherche interne à l’entreprise ?
Comment ça marche ?

En trois étapes : installation, indexation, exploitation

Installation : le moteur de recherche s’installe aussi simplement qu’un logiciel, sur une box autonome et accessible en réseau.

Indexation : une fois installé, le moteur de recherche va analyser un par un l’ensemble des documents existants, sur tous les supports et de tous les types. Il crée un index des mots-clés les plus pertinents trouvés pour chaque document, ce qui permettra de le retrouver instantanément par la suite. Si le document est une image (document scanné par exemple), le logiciel utilise automatiquement un processus de reconnaissance optique de caractères (OCR). C’est la phase d’indexation, qui peut durer 24h ou plus selon le volume de documents à analyser.

Exploitation : la phase d’indexation s’est terminée automatiquement, sans perturber le fonctionnement de l’entreprise et sans aucune intervention humaine. L’exploitation peut commencer ! L’utilisateur effectue une recherche selon un mot-clé (nom, adresse, référence, etc.), et le logiciel propose instantanément les résultats les plus pertinents. L’indexation des nouveaux documents peut s’effectuer automatiquement ou à une heure définie. C’est aussi simple que cela.

Les principaux bénéfices d’un moteur de recherche interne à l’entreprise :

  • Intégration immédiate : pas de formation nécessaire, une utilisation facile, intuitive, quasi identique à un moteur de recherche sur le web. Le logiciel peut même être adapté avec des services d’annuaires déjà présents sur le réseau informatique de l’entreprise.
  • Sécurité maximale : seuls les personnes autorisées peuvent utiliser le moteur de recherche. La gestion des droits se fait par une interface simple et claire. Une authentification individuelle pour chaque session permet d’éviter les malveillances. Les utilisateurs autorisés peuvent ainsi utiliser le moteur de recherche depuis n’importe quel poste dans l’entreprise, mais également en extérieur depuis des objets connectés (smartphones, tablettes, ordinateurs portables).
  • Efficacité optimale : tous les documents étant indexés, ils peuvent être retrouvés à coup sûr en quelques secondes. Aucun ne peut être perdu, oublié ou dupliqué par erreur. Des filtres pré-configurés aident si besoin à affiner les recherches (date, type, créateur, etc.)

L’expertise INNOVA PRINT SERVICES ? Une solution produit complète

Les possibilités ne s’arrêtent pas là ! INNOVA PRINT SERVICES maîtrise et propose des solutions produits parfaitement cohérentes entre elles.  Nous pouvons booster votre moteur de recherche interne en le couplant avec une machine multifonctions. Ce qui permet à la fois de scanner les documents, de les archiver pour indexation et de les imprimer à la demande une fois retrouvés par le moteur de recherche, depuis un poste fixe, un smartphone ou une tablette. A l’arrivée, un système complet, simple, cohérent et ultra-efficace, avec un budget totalement maîtrisé.

Imaginez les gains de productivité et d’efficacité générés par les dizaines d’heures gagnées chaque mois ?

N’attendez pas pour mettre en place un
MOTEUR DE RECHERCHE INTERNE à votre entreprise 

 

*Source : IDC, The High Cost of not Finding Information – 2015

 

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