Sauvegarde des données numériques | INNOVA PRINT SERVICES

La sauvegarde des données numériques

La sauvegarde des données, une obligation légale pour les entreprises

Comment assurer la sauvegarde des données numériques ? Comment assurer la pérennité et l’intégrité des informations que les entreprises souhaitent ou sont dans l’obligation de conserver ? Élément s de réponses.

La sauvegarde des données en quelques points clés

Le traitement des informations s’opère généralement au sein de l’entreprise, le plus souvent, sous une forme numérique. Serveur, disque durs externe, les moyens utilisés pour la sauvegarde des données peuvent varier selon le besoin et la taille de l’entreprise. Les méthodes et les process aussi. Or cette dématérialisation quasi-générale des données soulève la question des outils à utiliser et des règles à respecter pour notamment assurer leur archivage sans devoir les imprimer.

L’archivage n’est pas une simple sauvegarde

En réalité, la sauvegarde des données est une opération qui consiste à en faire une copie afin de pallier leur éventuelle destruction totale ou partielle. Seules les informations qui sont nécessaires au fonctionnement de l’entreprise doivent être sauvegardées. L’archivage, en revanche, n’est pas une opération de copie. Il s’agit en fait de transférer, du système informatique vers d’autres supports, les données que l’entreprise souhaite ou doit conserver (factures, contrats…) mais dont elle n’a plus besoin au quotidien.

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Des outils indexés

Les supports d’archivage ont vocation à accueillir de grandes quantités de données. Aussi, pour être en mesure de retrouver celles dont on a besoin, il est nécessaire de recourir à des outils d’archivage offrant des systèmes d’indexation. Par ailleurs, comme ces données sont rarement utilisées il est conseillé de les compresser ce qui permet de gagner de la place. Pour archiver, il est possible de recourir à du « cloud computing » ou d’utiliser des systèmes dédiés fonctionnant avec des DVD ou des bandes magnétiques. Mais ces systèmes peuvent comporter des failles rédhibitoires.

Des délais de conservation imposés

Certains documents émis ou reçus par l’entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale. Des délais fixés par la loi, ou définis pour tenir compte des périodes de prescription ou de contrôle des administrations. Ils varient de 3 à 30 ans en fonction des types de document (exemple : 10 ans pour les factures clients et fournisseurs, 5 ans pour le double des bordereaux de paiement des cotisations sociales…). Autrement dit, une solution de sauvegarde des données doit impérativement s’inscrire dans la durée.

La sauvegarde des données, quelques principes de base

Parmi les règles de prudence à respecter, il est conseillé de faire une copie des supports d’archive et de ne pas la laisser dans les mêmes locaux que les données originales (en cas de vol, d’incendie…), de régulièrement régénérer les fichiers archivés pour vérifier qu’ils restent lisibles et enfin de veiller à remplacer régulièrement les supports utilisés dont la durée de vie dépasse rarement quelques années. La sauvegarde des données n’est pas une affaire à prendre à la légère et il est rare qu’une entreprise possède en interne le temps et l’ensemble des compétences requis pour effectuer correctement cette tâche.

En conclusion

Dans tous les cas, l’enjeu est d’une importance crucial pour les entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur d’activité. Et les obligations légales de sauvegardes des données s’appliquent à toutes, sans distinction. D’où la nécessité de faire appel à un professionnel capable d’apprécier correctement les besoins et les solutions à mettre en place. INNOVA PRINT SERVICES possède une vraie expérience de ces problématiques et propose des solutions produits performantes, pertinentes et surtout pérennes. Que ce soit en terme de sauvegarde des données, d’indexation, de sécurisation, de solutions matérielles et d’infrastructures, nous accompagnons et conseillons les entreprises avec précision et efficacité.